Wyobraźmy sobie fikcyjną firmę transportową, która od lat współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego przy obsłudze przetargów na usługi komunalne. W lutym 2026 roku dział prawny tej firmy odkrywa, że kilka wcześniej przygotowanych wzorów dokumentów bazuje na nieaktualnych już przepisach. Ten hipotetyczny scenariusz dobrze pokazuje, z czym w praktyce mierzy się dziś każda organizacja startująca w przetargach, ponieważ prawo zamówień publicznych 2026 zmienia jednocześnie kilka elementów procedury. W dalszej części artykułu śledzimy, jak taka firma mogłaby krok po kroku dostosować się do nowych realiów, zaczynając od najbardziej podstawowej kwestii, czyli progu bagatelności.
Krok pierwszy – sprawdzenie, czy zamówienie w ogóle podlega ustawie
Zanim firma z naszego przykładu przystąpi do przygotowania oferty, musi ustalić, czy dane zamówienie podlega rygorystycznym wymogom ustawy, czy może zostać zrealizowane na uproszczonych zasadach. To pierwszy krok, od którego zależy cała dalsza strategia działania.
Od 1 stycznia 2026 roku próg bagatelności wzrósł z 130 000 zł do 170 000 zł netto, na mocy ustawy z 25 lipca 2025 roku. Dla naszej hipotetycznej firmy transportowej oznacza to, że część mniejszych kontraktów komunalnych, które wcześniej wymagały pełnej procedury przetargowej, teraz mogą być zawierane w prostszy sposób. Warto jednak sprawdzić datę wszczęcia konkretnego postępowania, bo te rozpoczęte przed 1 stycznia 2026 roku i wciąż trwające są prowadzone według starego, niższego progu.
Krok drugi – decyzja o certyfikacji wykonawcy
Po ustaleniu, które zamówienia wymagają pełnej procedury, firma z naszego przykładu staje przed kolejną decyzją – czy warto zainwestować czas w uzyskanie certyfikatu wykonawcy. Nowe prawo zamówień publicznych wprowadza ten mechanizm na podstawie ustawy z 5 sierpnia 2025 roku.
Część tej regulacji, dotycząca art. 11 ust. 4 Pzp, obowiązuje od 1 stycznia 2026 roku, a pozostałe przepisy wejdą w życie 12 lipca 2026 roku. Firma transportowa z naszego scenariusza, startująca w kilkudziesięciu postępowaniach rocznie, mogłaby rozważyć certyfikację, biorąc pod uwagę następujące czynniki:
- liczbę powtarzających się dokumentów wymaganych w kolejnych przetargach komunalnych;
- czas, jaki dział prawny poświęca na kompletowanie tych dokumentów przy każdym postępowaniu;
- koszt uzyskania certyfikatu w relacji do potencjalnej oszczędności czasu.
Dla firmy startującej rzadziej niż raz na kwartał certyfikat może się nie zwrócić, natomiast przy większej skali działalności bywa realną korzyścią organizacyjną.
Krok trzeci – przygotowanie na wypadek sporu przed KIO
Nasza hipotetyczna firma transportowa w przeszłości raz musiała złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej po tym, jak jej oferta została odrzucona z powodów, które uznała za nieuzasadnione. Od 13 marca 2026 roku procedura odwoławcza działa inaczej, na podstawie ustawy deregulacyjnej z 21 maja 2025 roku.
Rozprawy i posiedzenia mogą teraz być prowadzone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, co pozwala uczestnikom sporu brać udział zdalnie. Jednocześnie wprowadzono zasadę koncentracji materiału dowodowego, przez co terminy na przedstawianie nowych dowodów są krótsze niż wcześniej. Dla firmy przygotowującej odwołanie oznacza to konieczność skompletowania całej argumentacji od razu na starcie, bo późniejsze uzupełnienia mogą zostać uznane za spóźnione. Szczegółowy opis tych zmian, wraz z praktycznymi konsekwencjami dla uczestników postępowania, przygotował autor Wojciech Merkwa w analizie opublikowanej przez JDP.
Jak wyglądałby harmonogram wdrożenia dla takiej firmy?
Firma z naszego przykładu, chcąc dostosować się do wszystkich trzech zmian, musiałaby rozłożyć działania na cały rok, zamiast wdrażać wszystko od razu w styczniu. Poniższa tabela pokazuje, jak mógłby wyglądać taki harmonogram.
| Miesiąc | Działanie |
|---|---|
| Styczeń 2026 | aktualizacja regulaminów pod kątem nowego progu bagatelności |
| Luty–marzec 2026 | analiza zasadności certyfikacji oraz przygotowanie na e-rozprawy przed KIO |
| Kwiecień–czerwiec 2026 | testowanie zaktualizowanych procedur na kolejnych postępowaniach |
| Lipiec 2026 | wdrożenie pełnego mechanizmu certyfikacji wykonawców |
Czego można się nauczyć z takiego scenariusza?
Hipotetyczna firma z naszego przykładu pokazuje, że zmiany w prawie zamówień publicznych 2026 rzadko dotyczą tylko jednego obszaru działalności – w praktyce trzeba je rozpatrywać razem, jako elementy jednego, większego procesu adaptacji. Rozłożenie działań na etapy odpowiadające kolejnym terminom wejścia przepisów w życie pomaga uniknąć sytuacji, w której firma reaguje na zmianę dopiero wtedy, gdy problem ujawni się w trakcie konkretnego postępowania.
Co dalej z regulacjami dotyczącymi przetargów?
Biorąc pod uwagę tempo nowelizacji w ostatnich latach, warto założyć, że kolejne zmiany pojawią się także w przyszłości, a rok 2026 nie zamyka tego procesu na dłużej. Firmy, które podejdą do tematu systematycznie, tak jak w naszym przykładzie, zyskują realną przewagę w postaci lepszego przygotowania do kolejnych postępowań, zamiast doganiać przepisy w ostatniej chwili.
